Staat je printer offline terwijl het apparaat gewoon aanstaat? Zet dan eerst de printer en je router een halve minuut uit, en controleer daarna of Windows de instelling "Printer offline gebruiken" heeft aangezet. Dat tweetal lost de meeste gevallen op.

Offline betekent bijna nooit dat je printer stuk is. Het betekent dat je computer geen contact krijgt. De oorzaak zit meestal in het netwerk, in de wachtrij of in een instelling die per ongeluk aan staat.

Dit artikel geldt voor printers op Windows 10, Windows 11 en macOS, met een wifi-, netwerk- of USB-verbinding. De stappen komen uit de officiële documentatie van Microsoft en Apple.


Eerst: hoe is je printer verbonden?

Dat bepaalt waar je moet kijken.

  • Wifi. Meest voorkomende oorzaak van offline. Een routerherstart, een nieuw wachtwoord of een wisseling naar een ander wifi-netwerk verbreekt de koppeling.
  • Netwerkkabel. Stabieler, maar een losse kabel of een switch zonder stroom geeft hetzelfde beeld.
  • USB. Hier ligt het bijna altijd aan de kabel, de poort of het stuurprogramma, en niet aan het netwerk.

Kijk ook op het schermpje van je printer zelf. Zegt de printer dat hij verbonden is met wifi, dan zit het probleem aan de computerkant. Zegt hij niets of geeft hij een netwerkfout, dan begin je bij het netwerk.


Waar het meestal aan ligt

Van vaak naar minder vaak:

  • De printer is de wifi-verbinding kwijt na een routerherstart of een nieuw wachtwoord.
  • In Windows staat "Printer offline gebruiken" aan.
  • Er staat een vastgelopen printopdracht in de wachtrij die alles blokkeert.
  • De printer heeft een nieuw IP-adres gekregen, terwijl Windows nog het oude gebruikt.
  • De printspoolerservice is vastgelopen.
  • Je computer zit op een ander netwerk dan de printer, bijvoorbeeld op een gastnetwerk of op de 5 GHz-band terwijl de printer alleen 2,4 GHz aankan.
  • Er staan meerdere versies van dezelfde printer in de lijst en de verkeerde is standaard.

Stappenplan voor Windows

Microsoft beschrijft deze volgorde op de supportpagina over offline printerproblemen. Werk hem af en stop zodra het werkt.

Stap 1: alles uit en weer aan

Zet de printer uit, haal de stekker uit het stopcontact en wacht 30 seconden. Sluit hem weer aan en zet hem aan. Herstart bij een netwerkprinter ook je router.

Simpel, maar dit is de stap die het vaakst werkt.

Stap 2: controleer de wifi-verbinding

Kijk of de printer op hetzelfde netwerk zit als je computer. Let vooral op gastnetwerken en op een gesplitste 2,4 en 5 GHz-band. Veel printers werken alleen op 2,4 GHz.

Op de meeste printers vind je dit onder Instellingen, Netwerk of Wifi-instellingen, waar je het netwerk opnieuw kunt kiezen.

Stap 3: zet de printer als standaard

Ga naar Instellingen, Bluetooth en apparaten, Printers en scanners. Klik je printer aan en kies "Als standaard instellen".

Staan er meerdere kopieën van dezelfde printer, bijvoorbeeld met "(kopie 1)" erachter? Dan wijst Windows waarschijnlijk naar de verkeerde.

Stap 4: maak de wachtrij leeg

Klik in Printers en scanners op je printer en kies "Afdrukwachtrij openen". Annuleer elke opdracht die daar nog staat.

Eén vastgelopen document houdt alles tegen wat erachter zit.

Stap 5: haal het vinkje bij "Printer offline gebruiken" weg

Windows kent een stand waarin je bewust offline print. Die kan per ongeluk aan komen te staan, bijvoorbeeld nadat de printer een tijd onbereikbaar was. Je vindt hem in de afdrukwachtrij onder het printermenu. Staat er een vinkje, haal het weg.

Stap 6: herstart de printspooler

Zoek in Windows naar "services". Zoek in de lijst de Print Spooler-service, klik er met de rechtermuisknop op en kies "Opnieuw opstarten".

De spooler is het onderdeel dat printopdrachten doorgeeft. Loopt die vast, dan lijkt elke printer offline.

Stap 7: verwijder de printer en voeg hem opnieuw toe

Verwijder de printer in Printers en scanners. Kies daarna "Een printer of scanner toevoegen" en laat Windows opnieuw zoeken.

Dit lost problemen op waarbij de printer een ander IP-adres heeft gekregen. Windows zoekt dan het nieuwe adres op.

Stap 8: herstart je pc

Sluit af met een volledige herstart. Daarmee starten alle onderdelen opnieuw op.

Gebruik je Windows 11? Dan raadt Microsoft aan om eerst de automatische probleemoplosser voor printers in de app Hulp vragen uit te voeren.


Stappenplan voor macOS

De eerste stappen zijn hetzelfde: printer en router uit en aan, controleren of beide op hetzelfde netwerk zitten, en de afdrukwachtrij leegmaken.

Helpt dat niet, dan kun je het afdruksysteem opnieuw instellen. Apple beschrijft dit als laatste redmiddel op de pagina over het afdruksysteem op de Mac opnieuw instellen.

Let op wat dit doet. Volgens Apple verwijdert het "alle printers uit de printerlijst, gegevens over voltooide afdruktaken en printerinstellingen". Je moet daarna al je printers opnieuw toevoegen.

De stappen: open Systeeminstellingen, ga naar Printers en scanners, houd Control ingedrukt en klik in de printerlijst, en kies "Stel afdruksysteem opnieuw in". Voeg daarna je printer opnieuw toe.

Doe dit pas als je de andere stappen hebt geprobeerd.


Waar je moet stoppen

Een paar dingen die je beter niet doet:

  • Haal een printer niet open om binnenin te kijken bij een offline melding. Het probleem zit in de verbinding, niet in het apparaat.
  • Zet de printer uit voor je aan kabels trekt of een netwerkkabel verwisselt.
  • Installeer geen stuurprogramma's van willekeurige downloadsites. Haal ze alleen bij de fabrikant van je printer.
  • Zet je firewall niet permanent uit om te testen. Zet hem meteen weer aan.
  • Blijft een printer die ouder is dan tien jaar wegvallen op een nieuw netwerk, dan kan het aan verouderde wifi-ondersteuning liggen. Meer stappen helpen dan niet.
  • Twijfel je over netwerkinstellingen op een zakelijk netwerk? Laat het aan je beheerder over.

Per merk net iets anders

Het pad naar de wifi-instellingen verschilt per fabrikant. Bij de meeste modellen zit het onder Instellingen, Netwerk of Draadloos, waar een wifi-wizard je door de netwerkkeuze loodst.

Wat je overal terugvindt: de mogelijkheid om een netwerkconfiguratiepagina af te drukken. Daar staat het IP-adres van je printer op. Klopt dat niet met wat er in Windows staat, dan weet je meteen waar het misgaat.

Zoek de exacte menuvolgorde op in de handleiding van jouw model. Er bestaat geen resetknop die op elke printer hetzelfde doet, dus ga niet blind knoppen indrukken.


En als hij online is maar er nog niets uitkomt?

Dan is het geen verbindingsprobleem meer. Kijk dan naar:

  • Een lege of bijna lege cartridge of toner.
  • Een cartridge die de printer niet accepteert.
  • Een printkop die is ingedroogd na een periode van stilstand.

Krijg je een melding dat de inkt bijna op is, maar wil je nog even door? Lees dan wanneer je de melding dat de inkt bijna op is kunt negeren. Weet je niet welk cartridgenummer bij je printer hoort, dan helpt ons overzicht welke inktcartridge je nodig hebt.

Op alle huismerkcartridges zit 2 jaar garantie en 180 dagen gratis retourneren.

>> Bekijk alle inktcartridges


Conclusie

Printer offline oplossen doe je in deze volgorde: printer en router uit en aan, netwerk controleren, wachtrij leegmaken, de instelling "Printer offline gebruiken" uitzetten en de printspooler herstarten. Werkt dat niet, verwijder de printer dan en voeg hem opnieuw toe.

Op een Mac gaat het net zo, met het opnieuw instellen van het afdruksysteem als laatste stap. Bedenk daarbij dat je al je printerinstellingen kwijtraakt.

De belangrijkste stopvoorwaarde: ga niet in je printer of in je netwerkinstellingen rommelen als je niet zeker weet wat je doet. Op een zakelijk netwerk schakel je je beheerder in.

Is de printer weer online maar blijft het papier leeg? Dan zit het in de inkt.

>> Bekijk alle inktcartridges


Veelgestelde Vragen over een printer die offline staat

Waarom staat mijn printer offline terwijl hij gewoon aanstaat?
Offline betekent dat je computer geen contact krijgt, niet dat het apparaat uit is. Meestal is de wifi-verbinding weggevallen, staat er een vastgelopen opdracht in de wachtrij of heeft de printer een nieuw IP-adres gekregen.
Waar zit de instelling "Printer offline gebruiken" in Windows?
Open Instellingen, Bluetooth en apparaten, Printers en scanners. Klik je printer aan, open de afdrukwachtrij en kijk in het printermenu. Staat daar een vinkje bij "Printer offline gebruiken", haal het weg.
Wat doet het herstarten van de printspooler?
De printspooler geeft printopdrachten door van je computer naar je printer. Loopt die service vast, dan lijkt elke printer offline. Zoek in Windows naar "services", klik met de rechtermuisknop op Print Spooler en kies "Opnieuw opstarten".
Helpt het om de printer te verwijderen en opnieuw toe te voegen?
Vaak wel. Dat lost het geval op waarin je printer een ander IP-adres heeft gekregen en Windows nog het oude gebruikt. Verwijder hem in Printers en scanners en kies daarna "Een printer of scanner toevoegen".
Wat verlies ik als ik het afdruksysteem op mijn Mac opnieuw instel?
Volgens Apple verdwijnen alle printers uit de lijst, de gegevens over voltooide afdruktaken en de printerinstellingen. Je moet je printers daarna opnieuw toevoegen. Doe dit pas als de andere stappen niets hebben opgeleverd.
Mijn printer vindt het wifi-netwerk niet meer. Wat nu?
Controleer of je router de 2,4 GHz-band uitzendt, want veel printers werken niet op 5 GHz. Kijk ook of je niet op een gastnetwerk zit. Kies daarna in het printermenu opnieuw je netwerk via de wifi-wizard.
De printer is weer online maar er komt niets uit. Hoe kan dat?
Dan is het geen verbindingsprobleem meer. Controleer of er nog inkt of toner in zit, of de cartridge goed vastzit en of de printkop niet is ingedroogd na een lange stilstand.

Bronnen