Een gemiddelde kantoormedewerker print zo'n 60 pagina's per dag. Op jaarbasis is dat 12.000 vellen, tegen 2 tot 10 cent per pagina. Reken het uit en je snapt waarom printkosten voor veel bedrijven een verborgen kostenpost zijn. Het goede nieuws: met een paar simpele aanpassingen breng je die kosten flink omlaag. Geen dure investeringen, gewoon slimmer printen.

In dit artikel vind je 15 tips, van printgedrag tot papierkeuze tot de belangrijkste besparing: overstappen op huismerk inkt en toner.

>> Bekijk ons huismerk assortiment


Slim printen: het gedrag aanpassen

1. Bekijk een voorbeeld voordat je print

De meeste verspilling ontstaat door haast. Een document wordt geprint, blijkt scheef opgemaakt of vol typefouten te staan, en gaat opnieuw de printer in. Eén blik op de voorvertoning voorkomt dat dubbele werk.

2. Print in zwart-wit waar het kan

Voor documenten zonder kleurenafbeeldingen is grijswaarden de standaardkeuze. Die instelling gebruikt alleen je zwarte cartridge of toner, waardoor je kleurenpatronen gespaard blijven.

3. Gebruik de conceptmodus

Elke printer heeft ergens in de instellingen een conceptmodus. Die gebruikt tot 50% minder inkt en is perfect voor interne memo's, e-mails en werkdocumenten die niemand op kwaliteit beoordeelt.

4. Print dubbelzijdig

Voor lange rapporten en handleidingen scheelt dubbelzijdig afdrukken direct de helft aan papier. De optie staat meestal onder de geavanceerde afdrukinstellingen.

5. Kies je papier bewust

Niet elk papier is gelijk. Vier eigenschappen bepalen kwaliteit en prijs: helderheid (hoe wit het papier oogt), opaciteit (hoeveel licht erdoor schijnt, belangrijk bij dubbelzijdig printen), gewicht (zwaarder voelt professioneler) en textuur (glad voor standaarddocumenten, grover voor uitnodigingen). Voor dagelijks kantoorgebruik hoef je niet het duurste papier te kopen.


Reken je werkelijke kosten per pagina uit

6. Ken je kosten per pagina

De prijs van een cartridge zegt niets zonder het paginarendement erbij. Een originele HP 963XL zwart kost rond de €40 en haalt zo'n 2.000 pagina's. Dat is 2 cent per pagina. Klinkt weinig, maar bij 12.000 pagina's per jaar loopt dat op tot €240 alleen al aan zwarte inkt.

7. Stap over op huismerk inkt en toner

Dit is de tip die het meeste oplevert. Een huismerk cartridge met dezelfde specificaties als de HP 963XL kost een fractie van het origineel, met minstens hetzelfde paginarendement. Bij ons betaal je gemiddeld 60 tot 70% minder dan voor het merkproduct, met dezelfde afdrukkwaliteit en 2 jaar garantie.

>> Bekijk huismerk vs. origineel


Het hele kantoor mee laten besparen

8. Werk digitaal samen

Microsoft OneDrive, Google Docs en Dropbox maken het printen van concepten overbodig. Deel documenten voor gezamenlijke bewerking in plaats van ze rond te mailen en uit te printen voor feedback.

9. Investeer in twee gespecialiseerde printers

Een zwart-wit laserprinter voor contracten en dagelijkse documenten, een kleureninkjet voor foto's en presentaties. Beide printers werken dan binnen hun sterkste segment, wat de kosten per pagina omlaag brengt.

10. Onderhoud je printers

Stof en oude toner in de printkop verminderen de afdrukkwaliteit en verhogen inktverbruik. Een printer die goed onderhouden wordt, gaat merkbaar langer mee.

11. Maak recyclen makkelijk

Zet een bak neer voor verouderde print. Oude eenzijdig bedrukte vellen zijn prima kladpapier voor notities tijdens vergaderingen.

12. Stel een printbeleid op

Een bordje bij de printer met "denk na voor je print" werkt verrassend goed. Bewustwording is de goedkoopste besparing die er is.

13. Beperk kleurenprints tot wat nodig is

Vraag jezelf bij elk document af: heeft dit echt kleur nodig? Interne memo's, concepten en werkdocumenten meestal niet.

14. Stel standaardinstellingen in

Zet conceptmodus en dubbelzijdig printen als standaard in plaats van als uitzondering. Dan moet iemand bewust kiezen voor de duurdere optie, in plaats van andersom.

15. Evalueer je printgedrag periodiek

Kijk elk kwartaal naar het werkelijke verbruik. Cartridgekosten, papierverbruik, aantal afdrukken. Wat je meet, kun je bijsturen.


Conclusie: kleine aanpassingen, grote besparing

Printkosten verlagen zit vooral in gedrag en de juiste materialen. Slim instellen, bewust printen en overstappen op een goed huismerk scheelt op jaarbasis honderden euro's, zonder dat je inlevert op kwaliteit.

Wil je weten hoeveel je kantoor kan besparen op inkt en toner? Bekijk ons assortiment huismerk cartridges en toners online. Levering binnen 24 uur, 180 dagen gratis retourneren.

>> Bekijk het assortiment


Veelgestelde vragen over printkosten op kantoor

Hoeveel kost printen gemiddeld per pagina?
Bij originele cartridges ligt de prijs meestal tussen 2 en 10 cent per pagina, afhankelijk van printertype en cartridge. Met huismerk inkt of toner en scherp instellen (conceptmodus, dubbelzijdig) kom je vaak onder de 1 cent per pagina uit.
Bespaart de conceptmodus echt inkt?
Ja. De conceptmodus gebruikt tot 50% minder inkt dan de standaardinstelling. Voor interne documenten en concepten is het kwaliteitsverschil nauwelijks zichtbaar.
Is huismerk inkt net zo goed als een merkcartridge?
Bij een goede leverancier wel. Europese productie, originele chips en 2 jaar garantie zorgen voor dezelfde afdrukkwaliteit en hetzelfde paginarendement als het origineel, voor een fractie van de prijs.
Wat is het verschil tussen helderheid en opaciteit bij printerpapier?
Helderheid gaat over hoe wit het papier oogt in het licht. Opaciteit gaat over hoeveel licht erdoorheen schijnt. Lage opaciteit is vervelend bij dubbelzijdig printen, omdat tekst van de achterkant doorschemert.
Loont het om twee printers aan te schaffen voor een kantoor?
Bij regelmatig gemengd gebruik (veel tekst én af en toe kleur of foto's) vaak wel. Een zwart-wit laserprinter voor tekst en een kleureninkjet voor beeldmateriaal werken allebei binnen hun sterkste en goedkoopste segment.
Hoe vaak moet ik mijn printer onderhouden?
Een reinigingsbeurt van printkop en laden elke paar maanden voorkomt de meeste kwaliteitsklachten en verlengt de levensduur van je printer merkbaar.

Bronnen:

  • Gemiddeld paginaverbruik kantoorpersoneel, brancheonderzoek printkosten
  • HP officiële documentatie cartridgecapaciteiten en paginarendement
  • ISO-normen voor papierkwaliteit (helderheid, opaciteit, gewicht)